يُعدّ اتخاذ القرار من أهم الوظائف الإدارية، فهو يُشكل حجر الزاوية في عملية التخطيط والتوجيه والرقابة في أي منظمة. فعلى عاتق المديرين تقع مسؤولية اتخاذ القرارات الصائبة التي تُساعد المنظمة على تحقيق أهدافها والتغلب على التحديات التي تواجهها.
أهمية اتخاذ القرار في المنظور الإداري:
1. تحقيق الأهداف:
يُعدّ اتخاذ القرار أداة أساسية لتحقيق أهداف المنظمة. فعند تحديد أهداف المنظمة، يواجه المديرون العديد من الخيارات والبدائل، وعليهم اتخاذ القرارات الصائبة التي تُساعدهم على اختيار أفضل مسار لتحقيق تلك الأهداف.
2. حل المشكلات:
تواجه المنظمات بشكل دائم العديد من المشكلات والتحديات، واتخاذ القرار هو الوسيلة الأساسية لحلها. فعند حدوث مشكلة، يقوم المدير بتحليلها وتقييمها، ثم يضع خطة لحلها تتضمن مجموعة من الخطوات والإجراءات.
3. اغتنام الفرص:
لا تتوقف المنظمات الناجحة عند تحقيق أهدافها الحالية، بل تسعى بشكل دائم إلى اغتنام الفرص الجديدة التي تُساعدها على التطور والنمو. واتخاذ القرار هو المفتاح لاغتنام تلك الفرص، حيث يتيح للمديرين تقييم الفرص المتاحة واختيار أفضلها، ثم وضع خطة للاستفادة منها.
مراحل اتخاذ القرار الإداري المُحتَرَف:
1. تحديد الهدف أو
المشكلة أو الفرصة بوضوح:
- تحديد الهدف: يجب على المدير
تحديد الهدف الذي يُريد تحقيقه من خلال اتخاذ القرار. يجب أن يكون الهدف
واضحًا وقابلًا للقياس وقابلًا للتحقيق ومحددًا زمنيًا (SMART).
- تحديد المشكلة: إذا كان الهدف هو
حل مشكلة، فيجب على المدير تحديد المشكلة بوضوح وتحديد أسبابها وجذورها،
وتحديد تأثيرها على المنظمة.
- تحديد الفرصة: إذا كان الهدف هو
اغتنام فرصة، فيجب على المدير تحديد الفرصة بوضوح وتقييم إمكاناتها ومخاطرها،
وتحديد تأثيرها على المنظمة.
2. جمع المعلومات الكافية
والتحليل الشامل:
- جمع البيانات المُتعلقة:
يجب على المدير جمع البيانات الكافية حول الهدف أو المشكلة أو الفرصة، بما في
ذلك البيانات المالية والبيانات السوقية والبيانات التشغيلية والبيانات
المتعلقة بالموارد البشرية، من مصادر موثوقة.
- جمع آراء أصحاب المصلحة:
يجب على المدير جمع آراء أصحاب المصلحة المختلفين، بما في ذلك الموظفين
والعملاء والموردين والشركاء، من خلال مقابلات أو استطلاعات أو مجموعات نقاش.
- البحث عن معلومات إضافية:
يجب على المدير البحث عن معلومات إضافية من مصادر موثوقة، مثل الكتب والمجلات
والمواقع الإلكترونية، ودراسات الحالة، والخبراء في المجال.
- تحليل المعلومات المُجمّعة:
يجب على المدير تحليل المعلومات المُجمّعة بدقة باستخدام أدوات تحليلية
مناسبة، مثل تحليل SWOT، وتحليل المخاطر والفرص، وتحليل النقاط
القوية والنقاط الضعيفة، وتحليل البيانات.
3. تحليل الخيارات
وتقييمها بمنطقية:
- تحديد جميع الخيارات المتاحة:
يجب على المدير تحديد جميع الخيارات المتاحة لحل المشكلة أو تحقيق الهدف أو
اغتنام الفرصة، دون فرض أي قيود مسبقة.
- تحليل كل خيار بعناية: يجب على المدير
تحليل كل خيار بعناية، مع مراعاة العوامل الداخلية والخارجية المؤثرة، مثل
الموارد المتاحة، والقيود المالية، واللوائح التنظيمية، والتكنولوجيا
المتاحة، والاتجاهات السوقية، واحتمال تغيير الظروف.
- تقييم كل خيار بناءً على معايير محددة:
يجب على المدير تقييم كل خيار بناءً على معايير محددة، مثل الفعالية والكفاءة
والجدوى والمخاطر والفوائد والتأثير على أصحاب المصلحة.
- استخدام أدوات التحليل المُتقدمة:
يجب على المدير استخدام أدوات التحليل المُتقدمة، مثل تحليل النقاط الحرجة،
وتحليل سيناريوهات "ماذا لو"، وتحليل الأشجار، ونمذجة القرار،
لتقييم الخيارات بدقة.
4. تقييم المخاطر
المُحتملة وإدارة عدم اليقين:
- تحديد جميع المخاطر المُحتملة:
يجب على المدير تحديد جميع المخاطر المُحتملة التي قد تنجم عن كل خيار، من
خلال تحليل المخاطر والفرص، وتقييم الاحتمالات والتأثيرات.
- تقييم احتمالية حدوث كل خطر:
يجب على المدير تقييم احتمالية حدوث كل خطر، أي تحديد مدى احتمالية حدوثه،
باستخدام أدوات تحليل الاحتمالات.
- تقييم شدة كل خطر: يجب على المدير
تقييم شدة كل خطر، أي تحديد مدى تأثيره على المنظمة، باستخدام أدوات تحليل
التأثير.
- وضع خطط طوارئ للتعامل مع المخاطر:
يجب على المدير وضع خطط طوارئ للتعامل مع المخاطر المُحتملة، من خلال تحديد
خطوات محددة للحد من حدوثها أو للتخفيف من آثارها، وتحديد المسؤوليات
والموارد اللازمة.
- تحليل سيناريوهات "ماذا لو":
يجب على المدير تحليل سيناريوهات "ماذا لو" لتقييم تأثير العوامل
الخارجية على فعالية كل خيار، وتحديد خطط بديلة في حال تغير الظروف.
- استخدام نهج مُتحفظ في ظل عدم اليقين:
يجب على المدير اتباع نهج مُتحفظ في ظل عدم اليقين، أي اختيار الخيار الذي
يُقلل من المخاطر ويُحقق أكبر قدر ممكن من الفوائد مع أقل قدر ممكن من
المخاطر.
5. اختيار أفضل خيار
واتخاذ القرار:
- موازنة جميع العوامل المُؤثرة:
يجب على المدير موازنة جميع العوامل المُؤثرة، بما في ذلك الفوائد والمخاطر
والتكاليف والفوائد والتأثير على أصحاب المصلحة، لاختيار أفضل خيار.
- استخدام الحدس والخبرة: يجب على المدير
استخدام الحدس والخبرة، إلى جانب التحليل الموضوعي، لاتخاذ القرار النهائي.
- توثيق عملية اتخاذ القرار:
يجب على المدير توثيق عملية اتخاذ القرار، بما في ذلك الخيارات المُتحللة
والمخاطر المُقيمة والقرار النهائي، لأغراض المراجعة والتعلم.
6. وضع خطة تنفيذ مُفصلة
وفعالة:
- تحديد المهام والمسؤوليات:
يجب على المدير تحديد المهام والمسؤوليات المُتعلقة بتنفيذ القرار، وتحديد من
سيقوم بأي مهمة ومتى.
- تحديد الجداول الزمنية والميزانيات:
يجب على المدير تحديد الجداول الزمنية والميزانيات المُحددة لكل مهمة، وتحديد
الموارد اللازمة.
- تحديد خطوات التواصل والتنسيق:
يجب على المدير تحديد خطوات التواصل والتنسيق بين أعضاء الفريق، لضمان
التنفيذ الفعال للقرار.
- وضع خطط طوارئ للتعامل مع التحديات:
يجب على المدير وضع خطط طوارئ للتعامل مع التحديات التي قد تواجه تنفيذ
القرار، مثل مقاومة التغيير أو نقص الموارد.
نصائح لتحسين اتخاذ القرار
- تحديد أهداف واضحة: يجب على المدير
تحديد أهداف واضحة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق ومحددة زمنيًا (SMART) قبل اتخاذ أي قرار.
- جمع معلومات كافية: يجب على المدير جمع
معلومات كافية حول المشكلة أو الفرصة قبل اتخاذ أي قرار، بما في ذلك البيانات
والآراء المختلفة من أصحاب المصلحة.
- تحليل جميع الخيارات بعناية:
يجب على المدير تحليل جميع الخيارات المتاحة بعناية، مع مراعاة جميع العوامل
المؤثرة.
- تقييم المخاطر المحتملة:
يجب على المدير تقييم المخاطر المحتملة لكل خيار وتحديد احتمالية حدوثها
وشدتها.
- إشراك أصحاب المصلحة: يجب على المدير
إشراك أصحاب المصلحة في عملية اتخاذ القرار، بما في ذلك الموظفين والعملاء
والموردين والشركاء.
- استخدام الأدوات والتقنيات المناسبة:
يجب على المدير استخدام الأدوات والتقنيات المناسبة لتحليل المعلومات واتخاذ
القرارات، مثل برامج تحليل البيانات والنمذجة.
- التعلم من التجارب: يجب على المدير
التعلم من تجاربه في اتخاذ القرار، سواءً كانت ناجحة أو فاشلة.
- خلق ثقافة داعمة لاتخاذ القرار:
يجب على المدير خلق ثقافة داعمة لاتخاذ القرار في المنظمة، تشجع على المخاطرة
والإبداع.
في الختام:
يُعدّ اتخاذ القرار من
أهم الوظائف الإدارية، ويتطلب مهارات وخبرات متعددة. من خلال اتباع المراحل
والخطوات المذكورة أعلاه، وتطوير المهارات اللازمة، وتحسين عملية اتخاذ القرار،
يمكن للمديرين اتخاذ قرارات صائبة تُساعد المنظمات على تحقيق أهدافها والتغلب على
التحديات التي تواجهها.