الرقابة هي إحدى وظائف الإدارة الأساسية، وهي تتضمن مجموعة من العمليات والأنشطة التي تهدف إلى التأكد من أن الأداء الفعلي للمنظمة يتوافق مع الأهداف المخطط لها.
فوائد الرقابة
اولاً: فوائد الرقابة للمنظمة:
- التأكد من مدى تحقيق الأهداف العامة والفرعية.
- التأكد من مدى مطابقة الأداء الفعلي للخطط.
- اكتشاف الانحرافات السلبية تمهيدا لمعالجتها.
- التأكد من مدى مناسبة كل من الموارد البشرية والمادية لمتطلبات الخطط نوعا ووقتا.
- التأكد من الاستخدام الكفء لكل الموارد المتاحة.
- التأكد من أن الاداء التنفيذي يسير وفقا للسياسات والإجراءات التفصيلية.
ثانياً: فوائد الرقابة للأفراد:
1. اطمئنان العامل الكفء لعدالة عملية المراقبة:
- الشعور بالتقدير: عندما يتم تقييم أداء العامل الكفء بشكل عادل، فإنه يشعر بالتقدير لجهوده وإنجازاته.
- الدافع للعمل الجاد: يعزز تقييم الأداء العادل شعور العامل بالثقة بقدراته، مما يدفعه للعمل بجدية أكبر وتحقيق المزيد من الإنجازات.
- تحسين فرص الترقية: يُساعد التقييم العادل للعامل الكفء في إبراز مهاراته وإمكاناته، مما يزيد من فرص حصوله على الترقيات والمناصب العليا.
2. اطمئنان العامل المقصر لعدالة عملية المراقبة:
- فرصة لتجديد المهارات: عندما يتم تقييم أداء العامل المقصر بشكل عادل، فإنه يتعرف على نقاط ضعفه، مما يمنحه فرصة لتحسين مهاراته وتطوير أدائه.
- تجنب الفصل التعسفي: تضمن عملية التقييم العادلة حصول العامل المقصر على فرصة لتحسين أدائه قبل اتخاذ أي قرارات بخصوصه، مثل الفصل.
- دافع للتحسين: يُساعد التقييم العادل للعامل المقصر على تحفيزه لتحسين أدائه وتجنب الوقوع في نفس الأخطاء مرة أخرى.
3. حفظ الحقوق لأفراد جمهور المتعاملين مع المنظمة:
- ضمان جودة الخدمات: تُساعد الرقابة على ضمان حصول أفراد الجمهور على خدمات عالية الجودة تلبي احتياجاتهم.
- معالجة الشكاوى: تُتيح الرقابة إمكانية معالجة شكاوى أفراد الجمهور بشكل عادل وسريع.
- حماية المستهلك: تُساعد الرقابة على حماية المستهلك من الغش والخداع، وضمان حصوله على منتجات وخدمات آمنة.
بشكل عام، تُساهم الرقابة في خلق بيئة عمل عادلة ومحفزة، وتعزيز جودة الخدمات المقدمة، وحماية حقوق أفراد الجمهور.
مقارنة بين الرقابة في الادارة التقليدية والرقابة في الادارة الحديثة
أهداف الرقابة: في الإدارة التقليدية، كانت الرقابة تركز بشكل أساسي على تقييم المخرجات، مثل الإنتاجية أو المبيعات. أما في الإدارة الحديثة، فقد توسعت الرقابة لتشمل تقييم المدخلات والعمليات أيضًا، مما يسمح بمعرفة أسباب أي مشاكل وتحديد الحلول المناسبة.
أسلوب الرقابة: في الإدارة التقليدية، كانت الرقابة تعتمد بشكل أساسي على التقارير المكتوبة والاجتماعات الدورية. أما في الإدارة الحديثة، فقد تم استخدام أنظمة المعلومات الإدارية وبرامج تحليل البيانات لتحسين عملية الرقابة وجعلها أكثر كفاءة وفعالية.
مشاركة الموظفين: في الإدارة التقليدية، لم يكن الموظفون يشاركون بشكل كبير في عملية الرقابة. أما في الإدارة الحديثة، فقد تم تشجيع مشاركة الموظفين في عملية الرقابة، مما أدى إلى تحسين التواصل والتعاون بين الإدارة والموظفين.
ثقافة المنظمة: في الإدارة التقليدية، كانت ثقافة المنظمة قائمة على الخوف والرهبة. أما في الإدارة الحديثة، فقد تم تشجيع ثقافة الثقة والتعاون بين الإدارة والموظفين.
التركيز: في الإدارة التقليدية، كان التركيز على استقرار الأنشطة التجارية والتقدم. أما في الإدارة الحديثة، فقد تم التركيز على المرونة والتكيف مع التغيرات.
التقييم: في الإدارة التقليدية، كان التركيز على تقييم الأداء الفردي. أما في الإدارة الحديثة، فقد تم تقييم الأداء الفردي والجماعي.
التحفيز: في الإدارة التقليدية، كان التركيز على العقاب لتحفيز الموظفين. أما في الإدارة الحديثة، فقد تم استخدام المكافأة والعقاب لتحفيز الموظفين.
التواصل: في الإدارة التقليدية، كانت قنوات التواصل محدودة. أما في الإدارة الحديثة، فقد تم فتح قنوات التواصل بين الإدارة والموظفين.
الابتكار: في الإدارة التقليدية، كان تشجيع الابتكار محدودًا. أما في الإدارة الحديثة، فقد تم تشجيع الابتكار من خلال خلق بيئة عمل داعمة.
خطوات الرقابة
تحديد المعايير:
- تحديد معايير الأداء لكل نشاط.
- يجب أن تكون المعايير دقيقة وواقعية وقابلة للقياس.
قياس الأداء الفعلي:
- جمع البيانات عن الأداء الفعلي.
- يمكن استخدام أدوات مختلفة لجمع البيانات مثل التقارير والملاحظات والمقابلات.
مقارنة الأداء الفعلي بالمعايير:
- تقييم الفارق بين الأداء الفعلي والمعايير.
- تحديد نقاط القوة والضعف في الأداء.
تحليل الانحرافات:
- تحديد أسباب الانحرافات عن المعايير.
- قد تكون الأسباب داخلية أو خارجية.
اتخاذ الإجراءات التصحيحية:
- تصحيح الأخطاء وتحسين الأداء.
- قد تتضمن الإجراءات التصحيحية تغيير خطط العمل أو تدريب الموظفين أو استبدال المعدات.